使用X-FORT加強管控，提升資安品質與工作效率

 

油順精密採用精品科技X-FORT電子資料監控系統，加強管理設計圖檔存取權限，避免資料遭惡意破壞或攜出，同時建立集中化IT管理架構，提升員工整體工作效率與品質。

 

 

設址於台中的油順精密成立於1984年，主要生產油壓缸與油壓動力元件，秉持著品質確實與交貨迅速的經營理念，在品質第一的前提下，油順積極提升製造技術與創新產品，以質優的產品與迅速的服務，提供客戶最具競爭力的油缸設備與元件，經過多年努力，油順的客戶涵蓋歐美、日本與全台各地，並成為台灣油壓缸生產的龍頭企業。

 

以機械工業為主的油順，大多數員工為廠區作業人員，平時作業仰賴資訊系統的同仁包含業務、經營管理與研發設計師…等。負責IT維運的油順精密協理王冠捷為一人MIS，從個人電腦維護到資安系統導入，都是由他負責管理的，而身兼數職的王冠捷協理，同時也是設計單位與業務部門的主管。

 

離職員工破壞資料，凸顯機密資料外洩隱憂

 

對油順來說，存放在電腦內最重要的資料有二：產品設計圖與業務資料。這些資料無疑是公司營運的重要資產，為了妥善保存這些資料，避免有心人士惡意破壞，或是外洩給競爭對手，油順精密導入精品科技X-FORT電子資料監控系統，藉此強化內部資料安全與管控，充分保護這些攸關公司營運命脈的關鍵資料。

王冠捷協理不諱言，導入X-FORT電子資料監控系統之前，就曾經爆發離職員工私自刪除設計圖的事件，致使部分的設計圖檔因此遺失，雖然失去的檔案數量並不多，對公司營運也不會造成太多影響，但已經凸顯資料保存上的風險。雖然有小部分資料遺失，但亡羊補牢猶時未晚，油順也藉此事件重新思考資料管理規範，避免檔案惡意刪除事件重演，或發生資料外洩等危機。

「之前所有公務資料都儲存在一台NAS上，並根據人員職務類別，於NAS上設定資料夾存取資格，由於權限設定僅有禁止、唯讀與完整存取三種類別，在設計師製圖時會異動檔案的考量下，設計團隊有對應資料夾的完整權限，結果有位設計師在離職前，將他繪製的圖檔全部刪除，造成公司不小的困擾。」

在油壓設備等元件的設計圖上，會清楚描繪機具生產規格，包含尺寸、材質等資訊，大多數的廠商得到這些資訊，就有能力產出相同規格的油壓缸，換句話說，若是這些檔案外洩到競爭廠商手上，油順的客戶就可能因此流失。「平均每張圖檔約有15MB，而油順擁有的設計圖檔多達400GB，其中有許多設計圖還有加工附註，例如上螺絲的時候需要加多少力量，這些資訊有些是工廠多次實驗的成果，有的則是客戶提供的加工參數，倘若設計圖外流，不只影響生產技術，對信譽與客戶權益也會造成重大損害。」

 

充分規範檔案存取權限，建立集中化IT管理架構

 

完成精品科技X-FORT的建置後，油順建立起更完備的檔案存取管控機制，所有公務資料如設計圖、客戶訂單等，全部根據工作職掌細分權限。以設計部門為例，設計師們登入系統後，可正常開啟設計圖檔，但卻不能任意修改或刪除，亦不可將檔案任意複製至其他資料夾，建立起有效的檔案管理制度，不用擔心資料遺失的風險，也不會妨礙正常工作時的資料調閱。

除了有效管理電腦檔案外，精品科技X-FORT也讓油順的IT管理工作更加簡便。王冠捷協理表示，X-FORT也具備集中管理功能，從中央管控介面上設定所有電腦的管控條件，包含USB埠禁用、禁止特定應用程式，以及管制特定網站連線存取等，不只提高資料保護的層級，對於日常電腦管理也帶來很多幫助。

「油順的IT環境並沒有佈署AD或LDAP等中央管理系統，每當要大量調整員工電腦的組態時，就得花上許多時間來處理，費時費力又影響其他工作進度；建立X-FORT之後，這些工作可直接在管理介面中設定，將新的系統規範套用到每台電腦上，特別是裡面的遠端桌面功能，可透過網路登入員工電腦操作，快速又方便，特別是對我這個1人MIS來說，X-FORT所帶來的管理效益遠超過當初的預期。」

有完整的管理功能外，精品科技X-FORT也具備詳實的網路行為記錄功能，了解員工瀏覽那些網頁，若是事後發現有資料外洩或其他資安問題，可以透過這些記錄來稽核或追查；而X-FORT也能將網路流量等資訊整理成報表，主動發送給MIS，了解員工在上班時經常會瀏覽哪些網站，如果該網站對工作會帶來負面影響，那王冠捷協理就會透過X-FORT管制這些網站存取，避免影響工作效率。「管制員工們經常瀏覽的社交與論壇網站後，同仁們用電腦作業時也比較不會分心，因此各項工作的處理效率也都有些改善，這點也算是X-FORT帶來的額外收穫。」

 

介面直覺易用，快速建立可靠管控環境

 

選定精品科技X-FORT來管控檔案，除了功能可以滿足油順的需求外，最重要的是系統介面非常直覺，稍微有點IT背景就可以快速上手，而且原廠工程師都很樂意回答各種操作問題，不用花費很多時間鑽研，就能在短時間內建立安全且符合企業規範的環境，讓身兼數職且忙碌的王冠捷協理非常滿意。

對於IT集中管控的方式，王冠捷協理認為，導入監控系統後，只要同仁習慣這樣的環境就會遵守，還能進一步養成良好的電腦使用習慣；而管制檔案攜出，除了避免機密外洩，員工也不會將工作帶回家處理，逐步養成在上班時間內完成作業的好習慣，這點對同仁的下班生活也有一定的加分效果。