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八達旅行社

避免企業資料外流,確保兩岸業務穩健交流

 

隨著兩岸開放大三通,彼此之間的交流越來越頻繁,這其中不乏有許多中國大陸地區的商務人士、公務人員,以及一般民眾等,他們來到台灣開會、考察,甚至是來這裡觀光,建立起兩岸之間的經貿往來,並且透過互動相互了解,為彼此帶來新的商機與發展機會。

 

現階段兩岸在互動上依然有些許管制措施,因此中國大陸地區的人員要來到台灣,必須要遵循標準申請流程,加上大陸地區的人員來到台灣,也會有行程規劃、住宿交通等需求,都需要由專業的旅行業者來辦理,而這些服務都是八達
旅行社專精的部分。


專業兩岸交流業務,活絡彼此產業商機


成立於1988年,八達旅行社主要的業務是承辦中國大陸地區人士來台,專業的行程規劃,提供來台成員訪問、考察、參加研討會等行程,亦有協助辦理中國大陸與台灣各單位辦理入台作業申請,協助大陸地區專業或商務人士來到台灣,同時與中華海峽兩岸企業交流協會合作,幫助有意兩岸交流的企業或單位,為他們規劃最專業的旅程,讓來台人士充分了解相關產業運作情況,促進兩地雙贏的契機。


八達旅行社總經理許敦皓表示,不論那個領域的產業,都有企業所屬的核心資料,這些資料可能是科技產業的專利技術或設計圖、也有可能是業務端的客戶資料等。不論它們是哪種型態,都是維繫一家企業運作命脈的基石,而就旅行社來說,最重要也最需要保護的資料資產,就是存放在電腦內的客戶資料。


「對服務業來講,最重要的資產莫過於這些客戶資料,以及旅行時的行程規劃等軟體,都是屬於業務機密級的資料,假設不慎發生外洩問題,對於公司與客戶來說都會造成傷害,除了金錢上的損失,商譽也可能遭到嚴重侵害,為了保護這些資料,避免有心人士惡意竊取,需要建立有效的防外洩與稽核制度,來避免資料被不當外流的風險。」


完整記錄員工網路訊息,固守公司重要資產


為了防範資料外洩,八達旅行社導入精品科技X-FORT,側錄網路對外所有傳遞的資料,包含電子郵件、網頁應用、即時通訊軟體等訊息,以及同仁們聯外互動時,對外傳輸出去的檔案。這些資訊不僅只是一筆筆Log紀錄,而是詳實的紀錄的完整的參考訊息,像是使用者訊息、傳輸平台、日期等,提供後續稽核時有足夠的資訊,找出資料外洩的元凶,並將X-FORT內的紀錄用作法律訴訟的證據。


X-FORT的操作非常直覺,絕大多數的管理操作與資料調閱都能快速上手,而且設定上並不困難,對於大多數非專業IT工程師來說,並不會有太多操作上的困擾,對於八達旅行社內的高階主管來說,不需了解複雜的操作流程,就能獨自查閱資料,讓稽核過程避免非關係人員參與,提升資料保密性,也能降低隱私權的疑慮。


基於信賴每位同仁都會恪遵規定的前提下,八達旅行社允許員工連上社群網頁,或使用即時通訊軟體,並透過X-FORT側錄雙方的通訊紀錄以及檔案傳輸內容,且系統在紀錄使用者行為時,並不會耗用太多系統資源,對一般公務操作並沒有太多影響,因此使用者也較少抱怨。


而針對隱私權相關的議題,在操作X-FORT調閱資料時,可針對特定群組開啟記錄,因此僅會查閱有問題的訊息紀錄,對於一般正常守法的行為,並不會有太多問題。許總經理表示,一般存檔的資料都是希望備而不用,對於遵守公司制度的員工幾乎沒有影響,企業在管理員工上網行為時,經常會面臨到禁止與開放兩者間面臨衝突等問題,許總經理認為,一昧的禁止員工使用部分網路功能並非好事,例如MSN等即時軟體,他們可能會因此而喪失一種與客戶溝通的管道,且加以禁止很容易引起同仁們私底下找破解方法,反而衍生道高一尺、魔高一丈等惡性循環的情況,如此一來反而會更難管控其行為,不如透過員工教育,向職員們宣導、要求相關規定,同時導入如X-FORT來監控其網路行為,在不影響既有工作環境下,強化後端稽核以確保公司內部利益。


軟體功能不斷精進,強化X-FORT支援軟體


軟體升級與不斷更新的優點,也是八達旅行社相當重視的部分,特別是精品科技針對其業務屬性,開發並改善軟體功能,增加X-FORT可側錄的通訊軟體種類,幫助八達旅行社有效落實資料外洩稽核。


由於旅行社內的業務範疇多在中國大陸,而當地慣用的通訊軟體為訊騰QQ,因此八達旅行社的同仁也都會使用訊騰QQ,以利彼此討論工作內容,使得訊騰QQ也成為資料必須留底的對象之一。相對於台灣慣用的通訊軟體,訊騰QQ發佈的版本非常多元,而且彼此間功能各異,因此記錄效果會因為軟體版本不同而有差異,這對內部管理或外部溝通上都是很難處理的問題。


「升級改版前的X-FORT對訊騰QQ的支援度並不高,某些特定版本所傳遞的資料無法確實測錄。」許總經理指出:「八達內部可以管理並使用單一版本,若是客戶端所使用的QQ版本卻無法掌握,也會造成資料外洩管理上的一大漏洞。」為了解決八達旅行社的問題,精品科技的研發人員花費近一個月的時間,測試所有訊騰QQ的版本,其中包含了近20種新舊版本,並針對其傳輸規則逐一建立側錄功能,使得X-FORT能完整支援目前流通之所有訊騰QQ,不僅幫助八達旅行社強化通訊軟體側錄功能,也讓精品科技讓X-FORT的支援層面更加廣泛,達到客戶與原廠雙贏的效果。


除了有完善的紀錄與稽核功能,精品科技的服務也讓許總經理相當滿意,他回憶在初期導入測試時,用戶端系統內因X-FORT Client端程式與既有軟體衝突而無法安裝,但在精品科技的專業工程師協助下,花費不少時間找出問題癥結點,並協助八達旅行社調整原本軟體內的設定,讓X-FORT順利安裝,建立完整的防資料外洩系統。


功能齊全、服務積極,協助客戶落實資料稽核


一套好的軟體,不但功能要滿足需求、系統夠穩定,而且不能與既有環境內的其他軟體衝突,並且軟體必須要不斷升級與更新,才能適切各種辦公室環境,這些特點都能在精品科技的產品上看見,許總經理指出,在評估資訊軟體採購時,上述項目皆為參考重點,加上X-FORT之功能完全符合。不論售前與售後服務,精品科技的熱誠服務,也讓八達旅行社相當滿意。每當軟體操作上有問題時,精品科技工程師都能第一時間透過電話即時處理,倘若問題無法透過電話解決,也都能在最短的時間到府服務,加上原廠非常願意傾聽客戶的需求,並進一步開發為新功能,為客戶提升軟體功能,就像前面提到訊騰QQ側錄功能,為八達旅行社克服即時通訊側錄之棘手問題。


站在中小型企業的角度,許敦浩總經理對IT投資亦有其見解:「導入資訊系統首要考量的是需求能否被滿足,其次才是價格。」若是無效的投資,是一種非常浪費的行為,即便軟體很便宜,也只是浪費金額多寡的問題而已。X-FORT功能非常完整,且操作容易,並且能有效稽核公司內所有外傳資料,對八達旅行社來說,X-FORT是一種非常值得的投資。