使用X-FORT加強管控,提升資安品質與工作效率
油順精密採用精品科技X-FORT電子資料監控系統,加強管理設計圖檔存取權限,避免資料遭惡意破壞或攜出,同時建立集中化IT管理架構,提升員工整體工作效率與品質。
設址於台中的油順精密成立於1984年,主要生產油壓缸與油壓動力元件,秉持著品質確實與交貨迅速的經營理念,在品質第一的前提下,油順積極提升製造技術與創新產品,以質優的產品與迅速的服務,提供客戶最具競爭力的油缸設備與元件,經過多年努力,油順的客戶涵蓋歐美、日本與全台各地,並成為台灣油壓缸生產的龍頭企業。
以機械工業為主的油順,大多數員工為廠區作業人員,平時作業仰賴資訊系統的同仁包含業務、經營管理與研發設計師…等。負責IT維運的油順精密協理王冠捷為一人MIS,從個人電腦維護到資安系統導入,都是由他負責管理的,而身兼數職的王冠捷協理,同時也是設計單位與業務部門的主管。
離職員工破壞資料,凸顯機密資料外洩隱憂
對油順來說,存放在電腦內最重要的資料有二:產品設計圖與業務資料。這些資料無疑是公司營運的重要資產,為了妥善保存這些資料,避免有心人士惡意破壞,或是外洩給競爭對手,油順精密導入精品科技X-FORT電子資料監控系統,藉此強化內部資料安全與管控,充分保護這些攸關公司營運命脈的關鍵資料。
王冠捷協理不諱言,導入X-FORT電子資料監控系統之前,就曾經爆發離職員工私自刪除設計圖的事件,致使部分的設計圖檔因此遺失,雖然失去的檔案數量並不多,對公司營運也不會造成太多影響,但已經凸顯資料保存上的風險。雖然有小部分資料遺失,但亡羊補牢猶時未晚,油順也藉此事件重新思考資料管理規範,避免檔案惡意刪除事件重演,或發生資料外洩等危機。
「之前所有公務資料都儲存在一台NAS上,並根據人員職務類別,於NAS上設定資料夾存取資格,由於權限設定僅有禁止、唯讀與完整存取三種類別,在設計師製圖時會異動檔案的考量下,設計團隊有對應資料夾的完整權限,結果有位設計師在離職前,將他繪製的圖檔全部刪除,造成公司不小的困擾。」
在油壓設備等元件的設計圖上,會清楚描繪機具生產規格,包含尺寸、材質等資訊,大多數的廠商得到這些資訊,就有能力產出相同規格的油壓缸,換句話說,若是這些檔案外洩到競爭廠商手上,油順的客戶就可能因此流失。「平均每張圖檔約有15MB,而油順擁有的設計圖檔多達400GB,其中有許多設計圖還有加工附註,例如上螺絲的時候需要加多少力量,這些資訊有些是工廠多次實驗的成果,有的則是客戶提供的加工參數,倘若設計圖外流,不只影響生產技術,對信譽與客戶權益也會造成重大損害。」
充分規範檔案存取權限,建立集中化IT管理架構
完成精品科技X-FORT的建置後,油順建立起更完備的檔案存取管控機制,所有公務資料如設計圖、客戶訂單等,全部根據工作職掌細分權限。以設計部門為例,設計師們登入系統後,可正常開啟設計圖檔,但卻不能任意修改或刪除,亦不可將檔案任意複製至其他資料夾,建立起有效的檔案管理制度,不用擔心資料遺失的風險,也不會妨礙正常工作時的資料調閱。
除了有效管理電腦檔案外,精品科技X-FORT也讓油順的IT管理工作更加簡便。王冠捷協理表示,X-FORT也具備集中管理功能,從中央管控介面上設定所有電腦的管控條件,包含USB埠禁用、禁止特定應用程式,以及管制特定網站連線存取等,不只提高資料保護的層級,對於日常電腦管理也帶來很多幫助。
「油順的IT環境並沒有佈署AD或LDAP等中央管理系統,每當要大量調整員工電腦的組態時,就得花上許多時間來處理,費時費力又影響其他工作進度;建立X-FORT之後,這些工作可直接在管理介面中設定,將新的系統規範套用到每台電腦上,特別是裡面的遠端桌面功能,可透過網路登入員工電腦操作,快速又方便,特別是對我這個1人MIS來說,X-FORT所帶來的管理效益遠超過當初的預期。」
有完整的管理功能外,精品科技X-FORT也具備詳實的網路行為記錄功能,了解員工瀏覽那些網頁,若是事後發現有資料外洩或其他資安問題,可以透過這些記錄來稽核或追查;而X-FORT也能將網路流量等資訊整理成報表,主動發送給MIS,了解員工在上班時經常會瀏覽哪些網站,如果該網站對工作會帶來負面影響,那王冠捷協理就會透過X-FORT管制這些網站存取,避免影響工作效率。「管制員工們經常瀏覽的社交與論壇網站後,同仁們用電腦作業時也比較不會分心,因此各項工作的處理效率也都有些改善,這點也算是X-FORT帶來的額外收穫。」
介面直覺易用,快速建立可靠管控環境
選定精品科技X-FORT來管控檔案,除了功能可以滿足油順的需求外,最重要的是系統介面非常直覺,稍微有點IT背景就可以快速上手,而且原廠工程師都很樂意回答各種操作問題,不用花費很多時間鑽研,就能在短時間內建立安全且符合企業規範的環境,讓身兼數職且忙碌的王冠捷協理非常滿意。
對於IT集中管控的方式,王冠捷協理認為,導入監控系統後,只要同仁習慣這樣的環境就會遵守,還能進一步養成良好的電腦使用習慣;而管制檔案攜出,除了避免機密外洩,員工也不會將工作帶回家處理,逐步養成在上班時間內完成作業的好習慣,這點對同仁的下班生活也有一定的加分效果。