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大可意念

以X-FORT取代檔案加密,兼顧安全與工作效率

 

在具備多種軟體控管與記錄等功能之餘,X-FORT也擁有相當完整的記錄分析與稽核能力,主管可透過記錄中心、報表中心、統計中心、趨勢中心、分析中心等等模組,快速瞭解員工存取資料的詳細狀況。

S-JMICRON

 
 

獲得超過國際工業設計75項大獎肯定的大可意念,是得獎數量排名全球前五的單一設計公司,也是台灣設計界第一個成立『材料研究實驗室』的先驅,隨後更陸續設立『美學感知中心』、『知識創價中心』、『未來技術中心』、『材料感知中心』等部門,可提供客戶更完整的設計服務。

大可意念近年來最受市場關注的作品,莫過於2009-2011年間負責總統府紅包袋及春聯設計,以及2011年德國 iF 得獎作品-隱藏式窗簾窗戶。由於設計產業於創意發想過程中,經常接觸到各公司內部極機密的商品,所以在保障公司與客戶的權益下,大可意念除要求員工使用的電腦,必須接受資訊部不定期檢查之外,也積極引進防毒軟體、防火牆等資安設備,避免因駭客入侵而造成機密資料被竊取。

不光如此,資訊部更在2011年與系統整合商合作,引進可針對檔案進行加密的機制,確保設計師在和客戶、工廠對稿的過程中,寶貴設計圖不會被有心人士外洩至競爭公司的手上。

大可意念資訊工程師余裕興表示:「由於設計產業較為特殊,所以儘管加密機制的技術已經非常成熟,但仍然還是得配合大可意念的工作流程重新調整,因此大約花了1年多進行導入,只不過帶來效益不如事前的評估。」

 

檔案加密機制過於複雜 X-FORT具安全、易用特性

雖然檔案全加密是最安全的方式,但由於每次檔案異動之後,都會產生一組新的密碼,長久下來反而因密碼過多,造成設計師工作上的困擾,也失去當初導入資料防護機制的本意。因此從2012年底開始,大可意念便決定尋求新的解決方案,在重新評估企業內部的需求後,希望能夠找到可以記錄員工讀取設計圖的過程,以及限制使用USB埠功能的資料防護軟體。

市面上提供資料防護的廠商不少,大可意念在評估產品功能與技術支援能力之後,決定對精品科技X-FORT電子資料監控系統進行測試,並且在經過完整的功能驗證之後,選擇於2013年5月開始導入,並且部署在20多部安裝Windows XP的電腦中。

「我們是從IM、USB、Mail控管功能進行評估,X-FORT各項表現都符合大可意念的需求,以IM管理功能為例,便可記錄Skype對話內容,與限制傳送檔案的功能。」余裕興解釋:「尤其X-FORT可以和Windows AD整合,所以在軟體安裝與功能設定上顯得很方便,能大幅減少軟體部署的時間。」

因為在大可意念的規劃中,僅有資深設計師可以負責與客戶對稿,與發稿給工廠製作商品,所以資訊部門只要依照網域伺服器中的規範,即可快速完成不同權限的設定。此外,在部署X-FORT的過程中,資訊部也發現雖然X-FORT監控與記錄的功能非常強大,但是卻不會佔用太多硬體支援,不僅用戶端電腦並沒有受到影響,就連伺服器也能夠安裝在虛擬伺服器上,可大大降低硬體設備管理上的困擾。

 

可記錄mail存取狀況 報表內容簡單易讀

大可意念會在眾多解決方案中,選擇品科技X-FORT電子資料監控系統的原因之一,便是看中該軟體可讓用戶端電腦的USB埠僅擁有讀取功能,而無法將資料寫入隨身碟,加上可記錄員工使用外接式儲存設備的過程,正好均符合資訊部制訂的存取規範。

資訊部採取僅讀取、不可寫入的政策,主要是考量到隨身碟已經是常見的儲存設備,常被會用來存放大型的圖檔,而該政策正好可讓設計師可讀取客戶提供的隨身碟,又可避免發生重要機密資料外洩的情形。

余裕興說:「USB埠控管的功能非常重要,因為現在智慧型手機已經成為人手必備的工具,若沒有X-FORT協助,很容易形成資安防護上的漏洞。對於手機插到USB埠,也無法同步,就只剩下充電的功能」

其次,X-FORT可完整記錄與備份郵件傳送的功能,也是吸引大可意念導入的另一項原因。因為電子郵件也是設計師與客戶溝通之間的重要管道,而X-FORT具備辨附加檔案的備份能力,即使檔案名稱被人為刻意變更,檔案仍被備份起來。

「雖然開啟檔案備份的功能之後,會導致儲存設備的用量快速增加,但是卻能建立更完善的資安防護機制。」余裕興指出:「我們認為這是一項非常划算的IT投資,而且資訊部已經事先過濾掉垃圾郵件,所以備份資料與記錄成長速度雖然很快,但還在可以接受的範圍內。」

在具備多種軟體控管與記錄等的功能之餘,X-FORT也擁有相當完整的記錄分析與稽核能力,可透過記錄中心、報表中心、統計中心、趨勢中心、分析中心等等模組,能快速瞭解員工平時的工作情形。平常也會查看檔案的存取與修改記錄,並搭配查看開檔的次數是否有異常的增加或減少,以及X-FORT Server所發送出的警示mail,就可大致判斷內部是否有資安狀況。

余裕興表示早期使用的加密機制雖然也有報表功能,但是產生的資料量非常大,會造成高階主管閱讀上的難度,也無法精準掌握員工的使用行為。相較之下,X-FORT產生的報表格式簡單易讀,更可滿足高階主管隨時進行查核的需求,及早杜絕機密資料外洩的狀況。