文/精品科技 管理/人事經理 陳瑩華
使用X-DoRM DEC閱讀履歷,避免履歷外流
個資法施行後,企業要保護的個資,除了員工、客戶的個資之外,還有應徵者的個資。在整個招募作業的過程中,應徵者的個資會以紙本及電子檔的方式存在;紙本的應徵履歷表,只要人力資源單位不複製、做好集中保管、統一銷毀的動作,問題不大。麻煩的其實是電子檔的履歷資料,因為電子檔容易複製、容易郵件傳送,一份履歷檔案,從人力資源單位,傳送給用人單位後,會變成好幾份,儲存在不同人的電腦、筆電中,如果用人單位不小心,造成資料外洩,換來的可能就是金錢賠償及無形商譽損失。
以精品來說,一年會收到將近3,500份的履歷電子檔,人事人員每天將這些履歷,轉寄給各用人單位主管挑選,一份的履歷,會分送給2-4個以上的主管,3,500份最後會被複製成上萬份,分散在公司數十位人員的電腦中,要如何控制這些履歷不再外流,絕對不是用規章辦法規定就能確保。萬一這些履歷資料外洩,影響的不只是商譽,還可能會面臨個資法的罰鍰。
今年初,精品科技採用了X-DoRM DEC(文件加密中心,Document Encryption Center)來控管履歷的讀取、列印,以有效控制履歷個資外流、也簡化了作業流程,提升了效率。因為X-DoRM可依不同使用者,設定檔案不同的使用權限,是確保個人資料檔案,讓具有權限的使用者,在對的時間使用。
精品控管電子檔履歷的方式說明如下:
- 首先要求所有主管、面試相關人員電腦裝上X-DoRM client。
- 其次請所有的主管、人事人員刪除電腦中儲存的所有履歷資料、信箱中的履歷郵件。
- 在X-DoRM DEC中新增履歷資料夾,下面再分類設定各職缺的子資料匣,以及各資料夾相關人員的查閱權限。例如主管對於履歷只有讀取的權限,沒有列印、複製、轉寄的權限。特定部門主管只有特定職缺履歷夾的讀取權限。
- 人事人員每天負責將人力銀行轉寄來的電子檔履歷郵件,轉存成PDF檔,編號存入X-DoRM DEC各職缺資料匣中,由於面試主管PC或NB都安裝了Directory Monitor軟體,所以有新履歷張貼到履歷資料夾時,會獲得通知。主管再自行到 X-DoRMDEC中挑選履歷,再告知人事人員要安排面試的履歷編號即可。
- 就算主管想將履歷複製到自己電腦的資料夾內,由於這些檔案都是列管檔案,仍然受到X-DoRM的保護,雖然仍有唯獨權限,若管理者要回收時,這些資料就無法再讀取。
- 面試時,只有人事人員有權限可以列印出紙本履歷資料。並於面試完後,紙本資料統一收回,每隔一段時間銷毀紙本履歷資料。X-DoRM DEC中的履歷資料,則每季由人事人員刪除過去一季的檔案。人事人員也定期刪除自己電腦中所儲存的履歷檔案。
透過X-DoRM,將履歷資料集中管理,對履歷檔案限制使用者的列印權限、查閱權限,精品確保了應徵者履歷資料受到嚴密的管制。
自從啟用了X-DoRM DEC管理履歷後,人事人員表示,履歷的管理與統計變得比以前更輕鬆,分類儲存管理後,更省去查找履歷的時間。至於面試主管的信箱中,再也不會出現電子檔履歷郵件,主管也省去定時清理履歷郵件的麻煩。啟用X-DoRM控管履歷,不但確保履歷不外流,也使履歷挑選與管理更有效率。