軟體資產管理(SAM)使組織能夠從授權合規性，和財務角度控制其軟體資產。麥肯錫和Sand-Hill集團估計，30％或更多的IT預算是由軟體授權和維護成本所消耗的。同樣重要的是有效管理IT產業的技術及管理工具，既要發現安裝了哪些硬體和軟體，又要有能力全面控制IT資源。
軟體資源管理面臨問題：
- 我們真的知道擁有多少台PC和伺服器以及它們位於何處？
- 我們都知道員工部署安裝了哪些軟體？
- 我們的盤點包含虛擬機或Thin Client？
- 我們了解組織內的採購情況嗎？
- 我們有足夠的採購記錄可證明已購買的軟體？
- 我們知道哪些軟體是公司“允許”使用的？
軟體資產管理的範疇包含了採購管理、資產盤點、授權管理(SLM)、資源分配、修補更新管理等。其中授權管理的財務與法律風險最高，需要採取精確的管理方法來控制。
認識軟體授權分類
軟體授權是軟體供應商（版權所有者）與終端用戶之間的法律協議，它定義了用戶對軟體、應用程式能夠做和不能做什麼的權利。有許多不同的授權方式，略去部分企業不使用的，它們包括：
- Capacity Based License
基於 CPU或硬碟、磁碟機或其他硬體元件的設定容量。 - Client Access License (CAL) (用戶端存取使用權)
使用者或裝置直接或間接連線到伺服器，以使用該軟體的功能。 - Concurrent License (並行使用授權)
允許多個使用者同時存取使用該軟體，計算授權數量以同時連線數計算，也可以稱為網路連線授權。 - Enterprise License (企業授權)
企業(所有公司擁有的站台/部門)都涵蓋在授權合約定義中。 - Freeware(免費軟體)
不需要購買使用授權，但版權仍由開發者所持有。 - Free Software (自由軟體)
使用授權和軟體免費提供，允許使用者使用、共用、複製和修改軟體。商業用途授權可能另有規範。 - Processor Based (處理器/核心授權)
與授權電腦或設備中的處理器或核心的總數量有關。 - Subscription License (訂閱授權)
使用授權僅在訂閱期間可用，訂閱期滿之後消除使用權(除非續簽)。 - Trial License (試用授權)
試用版本授權，試用期滿必須購買正式授權或移除。 - Shareware (共享軟體)
也可以稱為"共享軟體授權"。非商業用途多半是免付費軟體(freeware)；商業用途通常可以在購買或刪除前，試用一段時間。 - Upgrade License (升級授權)
應用程式從舊版本升級到的較新版本，供應商提供優惠以推動用戶升級。 - Volume License (大量授權)
大量授權，可以用電腦或使用者數量計算。 - Embedded License (綑綁授權/隨機版)
也稱為綑綁授權，授權綁定到特定電腦、硬體或軟體。
我們把重點主力放在需要被管理的軟體類型；試用版(Trial)/大量授權(Volume)/一般(授權)/隨機版(Embedded)/訂閱版(Subscription)等，說明是否可以利用資產工具協助管理。
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授權類型 |
用資產軟體管理 |
授權管理說明 |
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Capacity Based License |
適合(手動) |
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Client Access License (CAL) |
不適合 |
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Concurrent License |
不適合 |
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Enterprise License |
適合 |
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Freeware |
無需管理 |
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Free Software |
適合/無需管理 |
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Processor Based |
適合(手動) |
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Subscription License |
適合 |
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Trial License |
適合 |
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Shareware |
適合 |
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Upgrade License |
適合 |
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Volume License |
適合 |
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Embedded License |
適合 |
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軟體授權管理流程
- 蒐集及分類：利用軟體資產蒐集工具(如 X-FORT client)，收回用戶端安裝的軟體清單。在這些軟體列表中，依照軟體性質分類，明顯已知的工具類，驅動程式類等，以及自由軟體、免費軟體就可以歸類到不需被管理。
- 採購管理：建立採購資訊，定義軟體的授權類型相關屬性及採購數量
- 授權配置(SLM)：依照軟體定義的授權類型屬性進行授權配置
- 追蹤與維護：軟體新增移除的異動，授權回收等
授權分配方式
資產管理工具(如X-FORT Client ) 大多能提供自動配置的方式，自動計算安裝數量與採購數量，大量授權版就很適合這種配置方式。另外一種需要軟體資產管理者進行指派分配，可以指定分配給指定電腦或使用者。在配置授權實務上還是會面臨這類問題：
- 同軟體不同名稱，還有版本/版號，即便同一家公司產品，也會出現軟體名稱不一致的問題。到底該不該算同一種? 如”Windows 10 專業版”&”Windows 10 Professional”
- 行使降級權，不同世代的版本共同使用，例如買了Windows 10，卻只裝了Windows 8.1 及Windows 7，那安裝及採購數量該如何計算?
- 套裝集合的軟體如Microsoft Office 2016 Professional Plus，授權包含Access, PowerPoint, Excel, Outlook，但只裝了Word, PowerPoint, Excel數量怎麼算?
在X-FORT 資產管理模組，就支援了以”軟體別名”的方式，同時解決名稱及組成不同的困擾，可自動計算授權，例如”Windows 10 professional” 和 “Windows 10 專業版“其實是同樣的授權。由於軟體授權的複雜性，許多組織和IT專業人員，可能只關注特定廠商例如BSA)的軟體授權。適度的分類過，不但降低管理複雜度，還可以授權最佳化管理。全盤了解組織內軟體安裝狀況，收回(re-harvest)不必要的授權，避免重覆投資購買已經擁有或過量的軟體授權，也能有效降低維護費用。或是統計軟體實際的利用率，也有助檢討評估採購的必要性，避免採購超出所需功能的軟體。這些都可以利用如X-FORT這樣的自動化管理工具達成。