在現下多元的工作環境中，企業對於員工工作效率和資料安全的需求日益增加，這導致了企業對於員工電腦活動的監控成為一個普遍現象。然而，在國際間日趨注重隱私權的趨勢下，此類行為所衍生的相關問題自然引起社會廣泛的討論。
員工在公司所使用的電腦通常會包含大量的個人資訊，包括：電子郵件、瀏覽記錄、文件和其他私人數據…等，企業在監控或蒐集這些資訊時，應在透明和合法的基礎上進行監控，平衡公司利益與員工隱私，並制定清晰的政策來告知員工監控範圍和目的。
總的來說，合理且透明的監控措施是關鍵，以避免侵犯員工隱私權，從而樹立良好的企業形象，維繫和諧的勞資關係。
根據台灣的法律規定，雇主在監控員工電腦使用情形時，需要注意隱私權的保護
當雇主在進行這些監控行為時，必須嚴格遵守台灣的法律規定，並重視員工的隱私權保護。以下是幾個關鍵點，供雇主在實施監控時參考：
- 法律依據
員工的隱私權，於《個人資料保護法》（簡稱個資法）、刑法、通訊保障及監察法、就業服務法等皆有相關規範予以保障，雇主如果對員工使用電腦網路設備進行監控，就有可能對員工的個人資料進行蒐集、處理及利用，當然也必須符合合法、正當、及必要的原則。這意味著，雇主在監控員工電腦使用情形時，應有明確且正當的目的，例如保障公司機密資料、確保工作效率…等。
- 資訊蒐集範圍和目的
雇主必須注意，所蒐集的資料應限於達成監控目的所必需的範圍，不得過度蒐集，如系統日誌、使用情況、客戶聯繫、機密文件使用記錄…等用途是為了提高系統安全性、工作效率之用，此類與公務相關的資訊蒐集通常較易被接受，但若涉及到個人敏感信息或非工作相關的信息，則有可能侵犯隱私。
- 公司政策
公司內部政策應明確規範數據蒐集的範圍和目的，讓員工對於使用電腦設備的隱私無合理期待。如果公司在員工入職時已經明確告知並得到員工同意，那麼這樣的行為相對合法且合規。
- 資料安全保護措施
在蒐集和存儲監控資料時，雇主必須採取嚴格的安全措施以防止資料外洩或被濫用。這包括對監控資料進行加密、限制訪問權限和定期審查安全措施。此外，應確保監控資料僅用於保護營業秘密和合法的管理目的，不得用於其他用途，確保監控數據的安全和保密。
此外，有些企業還設立了隱私保護政策和專門的數據保護官，以處理和解決員工對於隱私問題的疑慮。
- 透明度和告知義務
雇主在實施監控措施之前，應事先建立並公告相關辦法，告知員工並取得其同意。這包括告知員工監控的目的、範圍、方法及其可能的影響。例如，雇主可以在員工手冊中詳細說明監控政策，或在員工入職培訓時進行說明。透明度和告知義務的履行，不僅是法律的要求，也是獲得員工信任和合作的關鍵。
員工可以拒絕雇主的監控嗎？
根據《個人資料保護法》，員工有權查詢、更正或刪除其個人資料，在《憲法》中，個人亦有秘密通訊之自由的相關條文。因此，雇主應建立相應的機制，保障員工行使這些權利。當員工對監控措施或資料處理有疑問時，應提供便捷的渠道讓員工提出問題並獲得解答。
此外，更需要注意的是監控與蒐集員工資料，在事前務必告知，並且在簽署監控或蒐集同意條款。若未事先告知，而牴觸法律相關條文，公司將很難主張員工必須接受此監控同意勞動條件，也就是說：員工得以拒絕。
哪些X-FORT控管功能較易涉及到隱私？
在 X-FORT 完整的資訊管控防護功能中，較容易涉及到隱私的模組功能不少，但凡透過軟硬體進行網路行為者都包含在內，例如：網頁行為記錄、雲端控管、即時通訊控管、郵件控管、檔案資料傳輸、遠端功能、內容過濾（包含外接式儲存裝置、即時通訊軟體、電子郵件、Outlook）、EDR端點即時監控回應…等，都有機會記錄到使用者的各種操作。
因此，企業如何透過 X-FORT，合法進行監控，讓公司得以達到資料安全保護及員工工作效能提升，同時兼顧勞工個人隱私權，讓勞資取得雙贏顯得格外重要，而企業要如何合法進行蒐集監控員工電腦內的資訊，總結以下建議方案：
- 訂定完整、明確且合法的監控保密合約，並於事前告知與簽署，以明文合約維護勞資雙邊的權利與義務。
- 凡與工作相關會使用到的軟硬體或工具，例如：聯絡信箱、電話、手機、通訊軟體使用帳號、雲端空間使用帳號…等，提供公務使用帳號，避免私人帳號和公司工作執行混用。
- 為避免侵犯隱私，應由授權的稽核人員調閱相關操作記錄。
- 使用 X-FORT 完整的電子資料控管系統，為公司建構完整的資訊安全防護機制。