在因應數位化世界迅速發展中，雲端、自動化、AI人工智慧正以過去數倍的速度在前進，相伴隨而來的便是各種資料的交流，資料以電子檔案的形式進行存儲與流動，因此檔案會有產生、刪除、移動、複製、更名、內容編輯等行為產生，而使用檔案的對象也會有產生者、閱讀者、協作者、使用者、未受權者各種不同的角色存在，而在上述情境的操作與人員對於檔案的使用適當性與行為軌跡，對企業與單位內的營業秘密、國家安全、個人資料等等的機敏資料，如何採取適當的管制與記錄追蹤則是相伴的重要議題，相應而來的各式法規認證要求如：個人資料保護法、資安法、營業秘密法、ISO 27001、CMMC、GDPR、TISAX…等，對於檔案的行為軌跡皆有對應的記錄要求，而X-FORT電子資料控管系統亦提供適當的解決方案，本篇則針對X-FORT在協助追蹤檔案流向的功能上進行說明。
將依檔案流出通道、過濾非必要的雜訊，以及如何進行記錄追蹤三個方向來進行說明。
記錄檔案操作的出口有哪些?
於X-FORT功能中我們可以將檔案傳出簡單的分類為二類管道，此二類可以先定義出檔案操作流動的方式，並就其行為來進行是否記錄與如何追蹤決策。
- 實體端：此為實體的儲存媒體與本機的操作行為，如：外接式儲存媒體，MTP裝置，列印，檔案操作記錄…等。
X-FORT模組功能 記錄說明 外接式儲存裝置控管（MTP） 記錄與備份防護端電腦寫出檔案至外接式儲存裝置之儲存媒體，記錄與備份透過MTP協定進行檔案傳出之行為記錄 列印控管 記錄與備份防護端電腦進行printing行為 操作記錄 防護端電腦進行之本機與網路檔案的新增、更名、移動、複製、刪除操作行為記錄 - 網路端：此為網路上的傳輸與存儲載體，透過網路方式將檔案傳送如：網芳寫出入記錄，網頁上傳，傳輸控管，郵件控管，流量監測…等。
X-FORT模組功能 記錄說明 共用資料夾寫出入記錄 防護端電腦於網芳上之檔案讀取、編輯、儲存之行為記錄 網頁上傳 透過網頁之上傳行為（例如：Gmail、Google Drive、Dropbox、OneDrive…等）記錄與備份 傳輸控管 己支援之即時通訊軟體進行檔案傳送之記錄與備份 郵件控管 Outlook與Webmail(限定)進行傳檔之記錄與備份 流量監測 防護端電腦之網路上傳與下載流量記錄
資安政策怎麼制定才不會記錄太多?
在對於檔案追蹤進行設定資安政策之前，首要的是先對於檔案的行為與類別進行分類，再針對分類來進行政策的規劃，用來減少過多的雜訊，雜訊除了會需要大量儲存空間，此外還可能增加稽核難度。但雜訊與否之定義，需由系統管理者進行制定，因此我們可以依行為類別以及過濾方式兩個項目來建議。
- 行為類別
系統操作 系統底層自動化背景處理之程式運作，如:system。 人為操作 人員實際有意識所進行之操作行為 如：上網頁、編輯檔案…等。 - 過濾方式
系統過濾 X-FORT可以進行過濾條件設定，過濾且不儲存非人為有意識所進行的檔案執行、程式執行、網路行為…等記錄，排除掉此類型記錄以保持資料的特定性與空間的有效利用。
例如：過濾system process報表過濾 為完整記錄下用戶端所有的運行記錄，故不進行系統的過濾排除條件，但仍可依W-Console資料中心>篩選條件管理，進行依目標記錄的條件設定（人、事、時、地、物…等多功能性邏輯組合）而呈現出明確的記錄與報表，可同時保留人與系統的運作歷程。 內容過濾 採正規表達式針對檔案內容進行過濾，在特定傳出行為（支援：外接儲存裝置、即時通訊軟體、Webmail、Outlook）檔案內容符合時能有記錄或更嚴格的控管機制。
如何稽核檔案操作?
稽核檔案操作的方式並沒有標準答案或方式，會依不同企業別、單位屬性乃至於重點觀測標的不同而有不同樣貌，但仍可以有一個從X-FORT產品角度所提供的建議與參考，透過X-FORT的W-Console UBA所提供的行為分析戰情表可以進行分析，針對不同單位與稽核所需的觀測點可以設定出對應報表，並可以彈性進行日期、時間、區間、部門、人員…等，來進行快速有效的稽核，以下提供情境範例進行說明與參考：
- 觀測點：檔案動作 > 網芳刪除特定類型檔案（數量、人員）。
- 觀測點：檔案名稱 > 特定檔案被使用方式與人員比例。
- 觀測點：操作人員部門適當性à檔案被不適當部門人員進行操作（例如：履歷表被非人資部門人員使用）。
- 觀測點：內容過濾 > 透過預先設定好的檔案內容判斷，觀測將含有相關內容檔案傳出之數量、比例與人員。
- 觀測點：流量異常透過網路流量監測檢視出不符合常態使用的上傳流量，並依時間點來回追當下的操作行為。